Auto-entrepreneur : comment tenir son livre de recettes

Le régime d’auto-entrepreneur (ou micro entrepreneur) bénéficie d’un régime fiscal allégé. De ce fait il n’est pas nécessaire d’effectuer un bilan annuel par un comptable. Néanmoins l’auto-entrepreneur n’est pas dédouané de tout registre fiscal : il doit tenir complet et à jour un livre des recettes (aussi appelé registre des recettes).

Qu’est-ce que le livre des recettes ?

Le livre des recettes (ou également registre des recettes) est un document comptable contenant toutes les recettes qu’effectue un professionnel durant son activité. En outre c’est registre qui récapitule de façon chronologique les recettes encaissées au cours d’une année. Le montant des recettes n’est pas le seul critère à mentionner dans ce document (nous le verrons plus bas).

Il permet à l’administration d’effectuer un contrôle des réelles rentrées d’argent du professionnel et d’éviter les éventuelles dissimulations de gain ou même encore de fraude à la TVA.

Cela implique de conserver obligatoirement les factures associées à ce livre pendant une durée de 10 ans minimum (lisez ceci pour savoir comment effectuer une facture en bonne et due forme)

Qui doit tenir un livre des recettes ?

D’une manière générale, tous les professionnels du régime BNC (bénéfices non commerciaux)

Comment faire son livre des recettes ?

Il y a deux principaux critères pour constituer son livre des recettes : le format et les informations qu’il doit contenir.

Que doit contenir le livre des recettes ?

Il y a un certain nombre d’informations minimum à fournir dans ce registre. Je vais déjà vous démystifier tout cela en vous annonçant qu’un simple tableau Excel suffit (nous verrons plus bas les différents formats possibles mais déjà ça soulage) à partir du moment où on peut y trouver* :

• Le nom du client
• La date de l’achat
• La référence du produit
• Le montant encaissé
• Le moyen de paiement (chèque, espèce, virement…)

*afin d’être certain d’être dans la légalité à tout instant, je vous invite à consulter le texte officiel sur le site Service Public

Voici ce que ça peut donner :

Ceci a pour but de retracer rapidement si jamais il y avait une anomalie dans vos déclarations fiscales (et puis avoir un tableau qui recense tout décourage mieux la tentative de fraude plutôt que s’il n’y avait aucune trace d’aucun paiement depuis le début de votre activité).

Si jamais vous faites appel à des services de paiement en ligne (si vous vendez des formations comme moi par exemple, je fais appel à PayPal afin de sécuriser la transaction) vous pouvez choisir une période (un mois entier par exemple) et faire exporter tous les achats durant cette période et les introduire dans votre tableau. Ça prend une bonne minute en tout et pour tout.

Sur quel support réaliser son livre des recettes ?

Le choix du support est relativement livre à partir du moment où toutes les informations évoquées au-dessus y sont regroupées et ou on peut consulter facilement et librement (par librement je n’entends pas « en public » mais une liberté d’accès en cas de contrôle)

Vous pouvez donc créer votre propre format, néanmoins certains sont reconnus pour leur organisation et leur simplicité d’utilisation pour cette tache spécifique. Je vous mets en dessous ceux qui ont fait leur preuve :

Le livre papier

On peut l’acheter un peu partout, contenant souvent une centaine de pages « pré-lignées » et contenant les colonnes nécessaires au respect de la loi (attention à la date de création du livre, les lois évoluent souvent). Il est intuitif car nous avons tous déjà remplis des tableau au format manuscrit, cependant il est un peu plus chronophage (= perte de temps) et peut se perdre (et donc sans copie vous vous retrouvez sans rien). Je le déconseille donc aux personnes non organisées ou alors qui sont sans cesse en déplacement.

Il peut cependant plaire à tous les adeptes du manuscrit, c’est bien plus sympa et agréable qu’une feuille numérique. 

Je vous mets ici le lien vers un livre de recette adapté pour un auto-entrepreneur (lien non affilié) : Livre des recettes pour Auto-entrepreneur: Cahier de compte pour Micro Entreprise | Registre

Le fichier Excel

En réalité n’importe quel logiciel de traitement tableur suffit. C’est une version numérique du livre avec l’avantage de pouvoir être copié à volonté (en cas de perte vous aurez surement fait une copie sur une clé USB mise à l’abris). Elle a également l’avantage d’être modifiée rapidement (ajout de ligne, colonne, ajouter un onglet pour une pièce justificative…).

De ce fait je pense que c’est le meilleur rapport qualité/temps/simplicité qui soit au départ. Plus tard il est possible de faire appel à un professionnel, ce qui permet de ne plus toucher à la comptabilité mais c’est un peu plus onéreux.

Le comptable

Ah bah tien, justement on en parlait ! Le comptable (ou expert-comptable) est le but ultime de l’auto-entrepreneur (sauf pour les passionnés de comptabilité). Il permet de réaliser votre bilan intégralement, vous n’avez qu’a lui envoyer vos relevés et mouvements bancaires et il se chargera du reste (moyennant salaire évidement).

Attention : même si le comptable se charge de la mise en forme, du tris, recensement … de votre document, vous êtes le seul responsable si vous avez omit de lui envoyer des relevés bancaires. De la même manière vous êtes tenus de posséder les justificatifs liés au livre des recettes.

Le logiciel de compta

Très pratique car il vous permet d’avoir un « mini comptable » avec vous. En effet ces outils sont plutôt bien pensés (pour la plupart) et comme ils sont utilisés par une grande communauté, quand une nouvelle loi apparaît il ne faut pas beaucoup de temps pour que le logiciel soit mis à jour. Veillez à utiliser un logiciel français (non pas par patrie mais tout simplement parce qu’il y a peu de chances qu’un logiciel américain procède aux mises à jour des lois du gouvernement français aussi rapidement qu’un logiciel de chez nous).

Ce logiciel permet de prélever et convertir directement la base de donnée de vos mouvements bancaires au format approprié. Il classe et range comme il se doit. Il permet de tout faire automatiquement et évite les erreurs de saisie manuelle et la perte de temps.

Attention tout de même : il faut bien le configurer à la base car sinon l’erreur sera répétée encore et encore.

Dans certains cas il est possible de grouper les paiements effectués sur une même journée. Vous pouvez les regrouper si chacune de ses ventes ne dépasse pas individuellement le montant de 76€. Il faudra toutefois conserver le justificatif de chacune des vente et le lier à l’encaissement (pour être carré lors d’un éventuel contrôle).

ATTENTION : depuis le 1er janvier 2018, l’auto-entrepreneur doit, dans certains cas, avoir son registre des recettes sur un logiciel compatible avec la loi anti-fraude.

En effet, les entrepreneur assujettis à la TVA doivent tenir leur registre sur un logiciel reconnu par la loi anti-fraude. Le but est de ne pas pouvoir aisément modifier des cases en quelques instants, car un document Excel est aisément falsifiable (il suffit de modifier les chiffres en un instant).

Ce n’est donc pas utile pour l’auto-entrepreneur qui ne dépasse pas le seuil de la TVA qui est pour rappel de :

• 33 200€ pour les prestations de services et professions libérales
• 82 800€ pour les activités d’achat / revente de marchandises

Plus de détails dans Devenir auto-entrepreneur : la synthèse complète

Si toute fois vous souhaitez dès maintenant apprendre à utiliser des logiciels de comptabilité, voici une liste des plus connus :

CIEL (gratuit / à télécharger)

NumériCompta

KIWII (gratuit / en ligne)

MYAE (gratuit / en ligne)

Loop (en ligne)

Compta.com (gratuit / en ligne)

EBP Horizon (gratuit / en ligne)

macompta.fr (essai gratuit / en ligne)

Si vous le souhaitez, un article pourra être fait pour comparer ces outils (et d’autres) afin de déterminer à qui ils conviennent et quels sont les meilleurs (ne pas hésiter à me le faire savoir dans les commentaires)

Peut-on être contrôlé sur la tenue du journal ?

L’administration fiscale peut effectuer un contrôle du journal des recettes et dépenses du professionnel. Dans ce cas, ce dernier est dans l’obligation de présenter le document.

Il est à conserver pendant une durée de 10 ans (à partir de la clôture de l’activité). En clair : comptez + 10 ans à partir de votre dernier encaissement. Ceci vaut également pour toutes les pièces justificatives associées (factures, bon de commande…)

Modèle Excel  gratuit

Et maintenant, concrètement comment fait-on pour faire son livre des recettes :

Il ne vous est pas utile de partir de zéro pour avoir votre registre personnalisé / adapté. Je vous conseille de télécharger un modèle gratuit et de l’adapter à votre activité ou mentalité.

Je vous conseille de jeter un œil à celui-ci. J’y ai rajouté quelques notions qui peuvent être utiles (ou enlevées bien entendu).

Le logo est la seule chose que vous ne pouvez pas modifier ; non pas pour faire de la pub, car si vous êtes venus jusqu’ici pour le télécharger c’est que je n’ai plus besoin de pub, mais pour éviter que d’autres personnes le revendent sans avoir modifié une seule ligne (si si c’est déjà arrivé !).

 Livre des recettes à télécharger

       Ne pas hésiter à le télécharger en local pour profiter pleinement des formules

aperçu en images :

Si ça ne vous plait pas, il reste toujours le livre papier 🙂 : Livre des recettes pour Auto-entrepreneur: Cahier de compte pour Micro Entreprise | Registre

Les autres obligations comptables

Le registre des recettes n’est pas la seule obligation comptable de l’auto-entrepreneur.

Vous devez absolument tenir un registre des achats (même concept que le livre des recettes mais dans l’autre sens). Ce document permet de retracer vos dépenses effectuées ses 10 dernières années dans le cadre de votre activité. Vous devez également conserver les pièces justificatives associées.

« Le livre des achats est obligatoire quand vous vendez des marchandises, des fournitures, ou des denrées à consommer (sur place / à emporter) ou encore des prestations d’hébergement »

En pièce justificative associée vous pourriez avoir besoin de savoir faire une facture. Je vous conseille de regarder le chapitre dans cet article : Devenir auto-entrepreneur (un article plus détaillé sera publié prochainement)

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